Die Digitalisierungsoffensive des DAV hat begonnen – und zwar mit einem arbeitsintensiven Auftaktworkshop Ende Januar in der Bundesgeschäftsstelle. 26 Ehrenamtliche, fünf Mitarbeitende aus der Bundesgeschäftsstelle und zwei Berater trafen sich, um sich über Ziele, Zeitplan, Lieferobjekte und Meilensteine des Projektes auszutauschen und eine grundlegende Einweisung in die Arbeitsmethodik zu bekommen. 

Die inhaltliche Arbeit für das Projekt wird in folgenden fünf Teil-Arbeitsgruppen (TAGs) geleistet:

• Mitgliederverwaltung
• Kursverwaltung
• Ressourcenverwaltung
• Kollaboration
• Web 

Auftaktworkshop in München

Die Mitglieder der TAGs hatten sich bis Dezember 2017 um eine Mitarbeit beworben, das Präsidium des DAV wählte dann auf Empfehlung der „Kernarbeitsgruppe“ (KAG) die Teilnehmer aus den insgesamt 49 Bewerbungen (aus 39 Sektionen) aus. Neben der fachlichen Eignung (Kenntnis der Geschäftsprozesse) war dabei die terminliche Verfügbarkeit ein Kriterium. Gleichzeitig wurde versucht, die räumliche Verteilung der TAG-Mitglieder an die Sektionenverteilung im Bundesgebiet anzupassen.

Beim großen Auftaktworkshop (Kick-off) am 26. und 27. Januar in München in der Bundesgeschäftsstelle stand die Einarbeitung in die RACI-Methode an. Es handelt sich dabei um eine Matrix, mit der bestehende und neue digitale Prozesse des DAV beschrieben werden.

Prozesschritte und Verantwortlichkeiten

Am Nachmittag des ersten und während des zweiten Tages konnten die TAGs bereits mit der Arbeit beginnen und erste Versuche mit der Eingabe von Prozessbeschreibungen vornehmen. Die Prozesse wurden dabei in Prozessschritte zerlegt und jeweils Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Daraus resultiert auch der Name der Methode: R steht für Responsible (wer ist für die Durchführung verantwortlich?), A für Accountable (wer entscheidet, ob die Aufgabe korrekt durchgeführt wurde?), C für Consulted (wer wird zur Durchführung der Aufgabe befragt?) und I für Informed (wer wird über die Ergebnisse der Aufgabe informiert?). Bereits während des ersten Tages wurde klar, dass zusätzlich noch ein S für Supportive (wer unterstützt die Durchführung der Aufgabe?) benötigt wird. Aus der RACI-Matrix wurde so die RASCI-Matrix.

Teilarbeitsgruppen

Die Teilarbeitsgruppen haben je einen Sprecher aus ihrer Mitte gewählt und werden durch einen Paten aus der KAG betreut. Die TAG müssen sich selbst organisieren, d.h. die Art der Zusammenarbeit wählen und die Termine planen. Entsprechend des Projektes erfolgt diese Zusammenarbeit zum Großteil digital- mit Hilfe eines Sharepoints. Dort sind virtuelle Besprechungs- und Konferenzräume für alle TAGs eingerichtet und es finden sich zentrale Informationen, Werkzeuge (Tools) und Dokumente dort.

Über den Fortschritt der Arbeiten wird in einer alle zwei Wochen stattfindende Projektstatuskonferenzen informiert, die als Telefonkonferenz mit allen Mitgliedern der KAG und der TAGs durchgeführt werden. 

Kernarbeitsgruppe

Doch nicht nur die TAGs sind aktiv; auch in der KAG wird gearbeitet; zum Beispiel an Themen wie Finanzen/Controlling, Software-Entwicklung, IT-Infrastruktur, Projekt-/Change-Management, Web-Mitgliedererlebnis, Kommunikation/Marketing und Betriebsprozesse/Organisation. 

Bis Ende April ist der Zeitplan für TAGs und KAG eng getaktet: Ende Februar, Ende März und Ende April finden weitere ganztägige Treffen in München statt, um intensiv an den Prozessen und künftigen Anforderungen einer großen digitalen Lösung für den DAV zu arbeiten.